J’ai réalisé cet article de blog afin de te présenter cet outil dont je parle souvent : Notion. J’avais réalisé un sondage en stories Instagram et il m’avait été demandé de parler de Notion.
Après quelques heures de travail, voici donc la présentation de Notion !
Notion est un outil d’organisation ultra flexible et s’adapte à toi et ton entreprise. Il vaut vraiment le coup d’être découvert.
Tu trouveras à la fin de cet article, un template de fichier client à télécharger gratuitement afin de te familiariser en douceur avec l’outil.
✨ C'est quoi Notion ?
Difficile de passer à côté de Notion depuis ces deux dernières années si les sujets de l’organisation et de la productivité t’intéressent un peu.
À la différence d’autres outils comme Trello, Click up ou encore Asana, Notion est totalement unique en son genre. En effet, ne compte pas tomber dans un outil déjà créé où il ne te resterait que des cases à remplir avec tes données…. Non non non…
Quand tu vas télécharger Notion et l’ouvrir, tu vas tomber sur une page complètement blanche. Et ça sera à toi de créer ton propre système d’organisation.
À ce moment là, 2 options :
🤯 Tu vas flipper et refermer la page
🤪 Tu vas vriller devant l’étendue des possibilités de ce que tu peux créer et tu vas y passer des heures (ça a été mon cas)
Car Notion, c’est l’ultra personnalisation de ton organisation. Tu peux créer ce que tu veux, comme tu le veux, en fonction de TA logique, de ton entreprise et ce que tu veux intégrer à l’intérieur.
✨ Et qu'est ce que je peux faire avec Notion ?
Absolument tout ce qui te chante (elle est pas belle la vie ?) .
Imagine ton espace Notion comme un immense classeur avec tout un tas d’intercalaires et de pages de notes à l’intérieur.
Par exemple dans ton classeur, tu pourrais avoir les sujets de tes intercalaires comme ci-dessous :
- Fiche Client
- Suivi des factures & paiement
- Ressources utiles : exemplaire de contrat, fichiers de prix
- Suivi des dépenses
- Planning général
- Suivi des projets en cours
Et bien, dans Notion, cela se caractériserait de la sorte :
- Ton espace Notion = Ton classeur
- Les différentes thématiques de ton espace = Tes intercalaires
- Tes bases de données = tes notes, feuilles ou tout autre trucs qui se trouve entre tes intercalaires.
La magie de notion c’est que tu peux croiser les informations entre tes bases de données !
Par exemple, si tu veux lier tes fiches clients (intercalaire 1) & tes factures (intercalaire 2) : et bien tu peux !!
Bref, tu fais comme tu veux, et surtout selon ton besoin & ta logique.
✨ Comment je l’utilise dans mon quotidien d’entrepreneur
Déjà, il est important de comprendre que pour moi, Notion me permet de mettre toutes les informations de mon entreprise au même endroit et de manière dématérialisée.
Mais aussi, j’y ajoute toutes mes notes concernant mon entreprise (mon fichier client, mes objectifs, mon chiffre d’affaire…), les formations que je suis. J’y écris également l’intégralité des contenus que je partage, que ce soient des posts instagram/facebook, des articles de blog ou encore des newsletters.
Je vais donc te présenter la page qui me sert de page d’accueil pour ma page « entreprise » (donc mon classeur entreprise pour reprendre la métaphore précédente).
Donc voici une copie d’écran de mon espace “entreprise” sous Notion :
En premier lieu, j’y mets mon CA (chiffre d’affaires) objectif et mon CA encaissé. ça me permet de bien garder en tête mon objectif et de rester focus sur ma priorité (vivre de mon entreprise, payer mon loyer & les croquettes de Dédé).
Ensuite, pour ne pas les oublier, j’ai mes objectifs de l’année (ou du trimestre) avec leur barre de progression. Ces objectifs évoluent avec le temps, et je vérifie régulièrement que je suis toujours bien alignée et que je ne m’éparpille pas sur d’autres sujets.
Ensuite, je fais un focus sur les projets que je dois réaliser sur le trimestre afin de réussir à atteindre mes objectifs. Il ne s’agit pas là d’une to-do list, mais simplement une liste d’étapes à franchir. Je vais simplement m’attacher à cette liste de projets pour réaliser ma to-do list mensuelle.
Et puis, ensuite, vient l’ensemble des bases de données qui me sont utiles au quotidien :
On y retrouve ma base de données client (bipèdes), avec la base de données clients quadrupèdes !
Les bases de données sont différentes mais liées en elles (on y reviendra plus tard).
J’ai également une base de donnée “Customer Care” avec l’ensemble des mails type / réponses type pré-rédigées afin de me gagner du temps lors des réponses aux emails. Mais aussi une liste d’idée de cadeaux pour mes clients.
On retrouve ensuite ma base de données “fondations”. J’ai mis ici tout ce qui me concerne et concerne les fondations de mon entreprise. Ma vision, mon pourquoi, qui je suis et ce que veux transmettre.
Et puis les 2 supers templates de Lauriane 
qu’elle m’a fourni en suivant sa super formation Comète : mon plan de communication ainsi que le bilan de ma stratégie de communication.
Ainsi, comme tu peux le voir, j’ai l’intégralité des informations dont j’ai besoin pour mon entreprise sont réunies au même endroit.
J’ai d’autres pages que je pourrais te présenter une prochaine fois :
– Gestion quotidienne (on y retrouve mon planning (pro & perso), mes bilans mais aussi toutes mes ressources pour la création de contenus (ainsi qu’un tableau de rappel pour les anniversaires !).
– Gestion d' »un coup de patte » avec les apprenantes. Liens utiles ainsi que les replays.
… et beaucoup d’autres choses ! Mais ça serait beaucoup trop long à détailler dans cet article déjà très long !! (Notion addict, oui oui, c’est bien moi 🤓).
✨ Focus sur le fichier client
Afin de te permettre de prendre en main notion, je t’ai préparé le template de mon fichier client à télécharger gratuitement 🎁 afin de t’aider à prendre en main tranquillement la bête !
Ainsi, je te donne en premier lieu la construction exacte de mon fichier client, qui est composé de deux bases de données :
– Base de données client
– Base de données petits poilus.
Regardons, dans un premier temps, de plus près cette base de données client :
Ci-dessous, vous voyez que j’ai créé un client qui s’appelle Victor Dupond, qui a signé un contrat chez moi le 01/Avril pour 1 an et qui a un chien qui s’appelle Raclette :
La BDD client me permet d’inscrire toutes les informations concernant Victor, comment le contacter, son adresse, mais aussi comment rejoindre son logement.
On peut y ajouter la personne à contacter en cas d’urgence si Victor n’est pas disponible ou encore le vétérinaire traitant de ses animaux.
Ensuite, on voit que Victor a un animal qui s’appelle Raclette (3ème ligne : “Animal concerné”).
Les informations de raclette, je suis allée les saisir dans la BDD petits poilus.
Justement, allons voir de plus près cette base de données :
J’ai donc créé une ligne pour Raclette, qui est un chien croisé et qui est né le 1er Janvier 2022.
Et comme vous pouvez le voir ci-dessous, Raclette est liée à Victor. C’est ce qu’on appelle le liens entre bases de données.
Si Victor avait plusieurs animaux, on pourrait tous les retrouver ici, lié à son nom.
Dans la fiche de Raclette, comme dans la fiche de Victor, vous pouvez aller saisir tout un tas d’informations concernant Raclette !
Voilà !
Sans trop rentrer dans le détail, je pense que cela te donne déjà un bel aperçu de l’outil.
Tu trouveras bien plus de détails dans ce lien pour télécharger ces deux templates. J’y ai mis une vidéo pour montrer en direct comment créer une ficher et comment utiliser les templates.
Si tu as des questions, je t’invite à me les poser par email : agathe@lheuredelarecre.fr
Enfin, si tu décides de te lancer dans Notion, je t’invite à ne pas t’y lancer tête baissée. Prends ton temps de bien réfléchir à ton organisation et ce que tu veux faire avant de tout transférer sur l’outil !! 😘
