3 conseils pour gérer efficacement sa to-do list.

Gérer efficacement sa to-do list quand on est pet-preneur, c’est un sacré challenge 🤯. 

Dans nos métiers, nous avons beaucoup d’informations à retenir sur une journée (entre les plannings, les spécificités de chaque animal, les codes portes, les adresses…). 

Nous avons également, en plus de tout ça, des tâches à faire devant notre ordinateur à la fin de nos journées… Que ce soit des tâches du quotidien (répondre aux e-mails, SMS, appel, devis, factures…), ou encore des tâches à plus long terme (lancement d’une nouvelle offre, investissements ou encore la mise en place d’un nouveau projet…).

Et ce qui nous différencie des autres entrepreneurs qui passent une partie ou la totalité de leur journée au même endroit, c’est que de notre côté, une fois la journée de travail réalisée aux quatre coins de la ville avec nos petits poilus, une seconde démarre : le plus souvent à notre domicile, celle avec notre ordinateur, cahier/stylo, ou tout autre outil … Et généralement… La fameuse to do list 😭.

Et nous avons tous le même objectif, je crois, que cette partie de la journée passe le plus rapidement possible, car c’est loin d’être la plus drôle ! (et généralement, on a déjà perdu une grosse partie de jus de cerveau sur la journée !).

 

Ainsi, la to-do list devient souvent un des meilleurs moyen de s’en sortir, de ne rien oublier et de réussir à tout faire. 

Cependant, parfois, la liste des tâches est tellement longue, qu’on s’y perd et on ne sait plus par quel bout prendre cette to-do, ni par quoi commencer. 

C’est pour cela que j’ai décidé de vous donner 3 astuces qui m’ont changé la vie dans la gestion de ma to-do list 🥰.

C’est partiiiii 🥳

Astuce 1 : hiérarchiser les taches (matrice d’Eisenhower) & le planifier

La matrice d’Eisenhower est un outil hyper efficace permettant de hiérarchiser les tâches et les objectifs de manière à utiliser son temps plus efficacement. Le principe général est donc de diviser ses tâches de chaque jour ou semaine en quatre catégories :

Les importantes et urgentes. Généralement, on retrouve dans cette catégorie les tâches imprévues ou celles que vous avez procrastiné depuis plusieurs semaines.

Les importantes et pas urgentes. On retrouve dans cette catégorie les tâches que vous avez anticipées et que vous pouvez planifier.

Pas important, mais urgent. Ce sont souvent les tâches qui sont à l’origine du fait que vous vous sentez débordée. Celles-ci, il va falloir penser à les déléguer

Pas important et pas urgent. Bon bah, clairement, si ce sont des taches qui ne vous servent à rien. Je n’ai rien à ajouter.

 

Vous l’aurez compris, l’idée est de passer plus de temps sur les tâches importantes et urgentes et moins de temps sur les tâches non-importantes et urgentes 🤓.

Astuce 2 : Avoir le bon outil de gestion de to-do

L’outil n’est pas aussi important que le fond, mais cela reste important quand même.

Que vous utilisiez Notion 🥰 comme moi, ou alors AsanaClickUpTrello… Dans tous les cas, je vous recommande de choisir une plateforme qui vous permettra à la fois de classifier vos tâches, mais aussi de les planifier dans le temps

✨ L’idée est d’avoir un outil qui vous permettra de libérer de l’espace dans votre cerveau  et ainsi ne pas avoir la liste “des choses à faire” qui tourne en boucle dans votre esprit.

Et le bout de papier et le post-it ? Pour moi, c’est un bon outil, mais uniquement à court-terme. En ce qui me concerne, ma to do de la semaine est inscrite dans mon agenda. Par contre, mes taches au mois ou à l’année, sont dans Notion !

 

Attention à ne pas être uniquement court-termiste. C’est aussi votre rôle de cheffe d’entreprise de remettre des projets à plus tard afin de ne pas être débordée et de tout faire dans l’urgence au dernier moment 💪🏼. 

Et pour cela, une to-do intégrée dans un logiciel de gestion, est un outil vraiment efficace.

Astuce 3 : s’assurer que les taches sont SMART

La tache doit être SMART. Spécifique, mesurable, Atteignable, Réaliste & Temporellement défini. (Oui, c’est la même chose que pour les objectifs ! Vous savez donc de quoi je parle si vous avez téléchargé mon workbook gratuit pour se fixer des objectifs qui déchirent !).

Cela veut dire que vous ne devez pas manquer de précision et de détails dans la description de la tâche dans le cas où la tâche serait longue et fastidieuse à réaliser. Par exemple : remettre à jour 2022 les contrats clients réguliers.

Il y a de grandes chances que vous ne réalisiez jamais cette tâche et que vous procrastiniez à fond parce que le boulot est énorme 😳.

Ainsi, il vaut mieux décomposer les tâches (en étant spécifique) , et prévoir la tâche sur 4 semaines (réaliste & atteignable & temporel).

Ainsi, il vous faudra une liste de tâches comme celles-ci : 

  • Identifier les clients concernés, le lundi de la première semaine par exemple.
  • Puis remettre à jour le dit contrat d’ici la fin de la première semaine.
  • Envoyer le contrat à tous tes clients, et leur laisser la semaine pour le remplir.
  • Pointer les contrats qui vous ont été retournés, la 3eme semaine (éventuellement relancer ceux qui ne l’ont pas renvoyé)
  • Et enfin, le signer puis leur renvoyer la quatrième semaine

Ainsi, vous pourrez passer facilement d’une étape à une autre, vous saurez exactement où vous en êtes (mesurable).

Voilà, j’espère que cet articles vous aura donné des pistes pour être plus efficace dans la gestion de votre to-do list. 

🦸🏼‍♀️ Si vous voulez aller encore plus loin sur le sujet et dans le thème s’organiser efficacement, « Un coup de patte », mon programme en ligne aborde tous ces sujets ! 

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